Sei proprietario della conoscenza nella tua azienda? È una domanda per nulla scontata, ma per poter rispondere in modo appropriato a questa domanda, prima bisogna immaginare la propria azienda o organizzazione davanti ad uno scenario straordinario, come quello che potrebbe capitare in caso di eventi eccezionali, proprio scenari simili a quelli che la nostra società ha attraversato negli ultimi due/tre anni.

Conoscenza: come trattenerla

Dobbiamo infatti immaginare cosa potrebbe succedere alla nostra organizzazione se alcune persone strategiche (che tipicamente sono poche), cioè quelle persone che in ogni organizzazione detengono le vere conoscenze distintive, dovessero abbandonare l’organizzazione.

Le conoscenze distintive potrebbero essere (solo per citarne alcune):

• di Prodotto/Servizio: le ricette costruttive, le conoscenze distintive su prodotti e servizi rispetto a quelli venduti alla concorrenza, la conoscenza dei clienti rispetto ai propri prodotti ed ai loro casi di utilizzo;
• di Processo: le modalità con le quali l’organizzazione riesce a creare ciò che vende, oppure ciò che caratterizza “l’arte del saper fare” in ogni organizzazione, arte che spesso diversifica e valorizza un’organizzazione rispetto alla propria concorrenza;
• di Sistema: le vere regole e consuetudini di funzionamento di un’organizzazione (che spesso vanno al di là delle procedure e istruzioni operative formalizzate) e che spesso sono proprio esse a a garantire con continuità l’output di ogni ufficio/reparto, al fine per conseguire gli obiettivi dell’intera organizzazione.

Sono, in definitiva, quei collaboratori che, quando emerge un problema complesso o inaspettato su un impianto, una commessa, un cliente o un prodotto sanno esattamente cosa fare, dove mettere le mani, chi coinvolgere e come agire, e tutto questo perché detengono il vero know-how di funzionamento, detengono la memoria storica aziendale e quindi sono quelli che “sanno sempre cosa fare nei momenti straordinari”. Sono proprio quelle le persone che spesso, se dovessero abbandonare l’organizzazione senza un opportuno passaggio di consegne, metterebbero a serio rischio la continuità operativa di alcune aree o funzioni aziendali.

Chi detiene quindi la vera conoscenza?

Se, solo per un momento, magari limitatamente ad alcune specifiche funzioni, lo scenario sopra descritto potesse essere realmente accadere, la vera domanda che dobbiamo farci è: quell’organizzazione in realtà detiene realmente la proprietà della propria conoscenza distintiva? La risposta forse è no o non del tutto!

Un’organizzazione che ha invece iniziato da tempo a:

• Raccogliere e consolidare la propria conoscenza distintiva all’interno di Asset Digitali
• Implementare opportuni Sistemi di Gestione di tali Asset Digitali

può iniziare a considerarsi come la vera proprietaria della propria conoscenza distintiva, mettendola al riparo.

Tutto ciò significa implementare un vero sistema di Knowledge Management.

Il tempo: il problema principale nell’avvio di ogni progetto di Knowledge Management

Il problema principale, spesso sottovalutato, nell’implementazione di un sistema di Knowledge Management consiste nel fattore tempo: molte organizzazioni infatti iniziano a pensare a queste tematiche solo dopo che delle perdite significative di conoscenza sono avvenute e quando il tempo per implementare in modo graduale e corretto un sistema di gestione praticamente non c’è più: spesso le organizzazioni arrivano semplicemente “troppo tardi”

Deve essere chiaro a tutti che per poter instaurare un corretto sistema di Knowledge Management funzionante, servono certamente risorse umane ed investimenti, ma serve soprattutto una certa quantità di tempo al fine di poter raccogliere e strutturare la conoscenza in modo corretto, scegliendo cosa salvare a sistema e cosa tralasciare, per rendere realmente fruibile la vera conoscenza che conta.

È tempo di mettersi in azione ed evitare che scenari di perdita di competenze distintive accadano: oggi gli strumenti ci sono e sono disponibili sul mercato.

Questo è il motivo per il quale abbiamo creato la nostra soluzione BoK – Branches of Knowledge che è una soluzione di Knowledge Management finalizzata alla creazione di Asset Digitali basati sulla conoscenza e le competenze distintive delle organizzazioni.

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